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13 Jun

Cost of Vacancy: Wie wird in Ihrem Unternehmen eine Vakanz beziffert?

Vakanzen sind für Unternehmen in Deutschland zur Normalität geworden. Im Schnitt dauert es zwischen vier bis sieben Monaten bis eine Ingenieursstelle neu besetzt werden kann. Bei Spezialisten-Tätigkeiten sind auch Recruiting-Zeiten bis zu einem Jahr keine Besonderheiten.

Die Länge des Recruiting-Prozess hat dabei auch unmittelbaren Einfluss auf die Höhe der Recruiting-Kosten:  Laufzeiten der Anzeigenschaltungen / -streuung, externe Berater,  Einsatz temporärer Kräfte, Überstunden der Belegschaft. Dabei handelt es sich um die sogenannten „harten Kosten“, die klar bezifferbar sind und ganz selbstverständlich ins Personalcontrolling einfließen. Da es aber auf der anderen Seite durch die nicht angefallenen Personalkosten zu einer deutlichen Budgeteinsparung kommt, bereitet der Posten in der Regel wenig Kopfzerbrechen.
 

Lassen sich die Kosten durch Vakanzen vernachlässigen?

Wenn man davon ausgeht, dass hinter jeder genehmigten Einstellung ein Business Case steht, sprich eine betriebswirtschaftliche Beurteilung der Vorteilhaftigkeit einer Investition, in unserem Fall der Einkauf von Ressourcen und Kompetenzen in Form eines neuen Mitarbeiters, muss dann nicht im Umkehrschluss ein Verlust entstehen, wenn diese Investition nicht oder nur zeitverzögert oder nicht in der Güte getätigt werden kann? In der Praxis erleben wir oft, dass viele HR-Kollegen diese These kritisch sehen; in ihren Augen wird im schlimmsten Fall nur der gegenwärtige Status Quo erhalten und kein tatsächlicher Schaden verursacht. Im Gegenteil: Es wird real an Personalkosten gespart bzw. eine Ausgabe hinausgezögert und das wird oft als  Risikominimierung beziffert. 

Die Gegenfrage muss aber auch erlaubt sein: Was kostet eigentlich die Zukunft oder präziser: Was kostet verpasste Zukunft?

Was kosten Time-To-Market Einbußen im globalen Wettbewerb? Oder eine Nummer kleiner: Was kostet das Kundentelefonat weniger oder die langsamere Bearbeitung einer Reklamation? Was kostet es, Kollegen zwei Mal auf eine Position einarbeiten zu müssen, einmal den temporären, einmal den neuen Kollegen? Was kostet es, eine Organisation im Trouble Shooting Mode zu halten anstatt an Prozessen, Weiterbildung, Ideen und Umsetzung zu arbeiten? Sind Vakanzen wirklich frei von Kosten?

In der HR-Fachwelt wird dieses Thema unter dem Oberbegriff „Cost of Vacancy“ diskutiert. Es ist wahrscheinlich bezeichnend, dass es keinen fest etablierten Fachbegriff in deutscher Sprache dafür gibt. Am ehesten denkt man in diesem Zusammenhang an Opportunitätskosten. Aber tatsächlich sind die Bedeutungen nicht deckungsgleich.
Dem Cost of Vacancy liegt nämlich die Annahme zugrunde, dass jeder einzelne Mitarbeiter bzw. seine Arbeit einen bezifferbaren Anteil am Unternehmensumsatz erwirtschaftet. Das hieße im Umkehrschluss, dass dieser Anteil am Gesamtumsatz fehlen oder wegfallen würde, wenn es den Mitarbeiter und seine Arbeit nicht oder nur für einen verkürzten Zeitraum gäbe. Besonders in Vertriebspositionen ist dieser Zusammenhang eins zu eins wahrnehmbar.  

Berechnung der Cost of Vacancy:

Wie lässt sich nun die Cost of Vacancy seriös berechnen? Schließlich muss man den Kritikern zugestehen, dass mit vielen Unbekannten gerechnet wird. Die Harvard University hat in einer entsprechenden Studie eine Berechungsformel ermittelt, der im Allgemeinen in der Fachwelt viel Plausibilität  zugestanden wird. Diese geht von folgender Prämisse aus:
Ein Mitarbeitergehalt trägt je nach Funktion mit einem Multiplikations-Faktor von eins bis drei zum Unternehmensumsatz bei.
 

Hierzu ein Rechenbeispiel:

Sie wollen eine Ingenieursstelle mit einem Jahresgehalt von 70.000 Euro wiederbesetzen. Da diese Berechnung keine Effekthascherei darstellen soll, nehmen wir den Mittelwert zwei, der aber wahrscheinlich dem Wert einer Ingenieurstätigkeit nicht gerecht wird. 

Formel: Jahresgehalt : Ø Arbeitstage * Faktor * Ø Recruitingzeit = COV
70.000 Euro :  251 AT  = 279 Euro/Tag * Faktor 2 = 558 Euro/Tag

Bei einer durchschnittlichen Recruitingzeit von fünf Monaten entspricht das der beindruckenden Summe von 58.590 Euro Cost of Vacancy.
*Ø AT 2016 in Baden-Württemberg: 251
 
Wir haben Ihnen im Folgenden noch eine Übersichtsmatrix angehängt, die verdeutlicht, wie immaterielle „Schäden“ durch Vakanzen sich zu realen Kosten kumulieren und still und indirekt den Unternehmenserfolg untergraben können: Zum PDF.

Susanne Lauxmann

Perspectivas - Internationale Personalberatung

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